Pengertian Sistem Kearsipan

Pengertian Sistem Kearsian
     Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

    Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.

   Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Berikut pengertian sistem kearsipan menurut salah satu ahli:

Menurut Sedarmayanti yang dikutif dalam buku Imasita (2001)pada dasarnya sistem kearsipan merupakan sistem pencatatan/pengelolaan arsip mulai dari tahap penerimaan sampai pada tahap penyimpanannya. Sistem kearsipan dikenal ada 3 bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Pencatatan dengan mengunakan buku agenda atau sistem pola lama.
b. Pencatatan dengan menggunakan sistem kartu kendali atau sistem pola baru. 
c. Pencatatan denga sistem Tata Naskah

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas. 

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)